ATTENZIONE: da gennaio 2020 anche i regimi minimi e forfettari potrebbero dover emettere fattura elettronica, perciò se è questo il tuo caso, questo articolo è anche per te.
Ci sono grandi novità sulla fattura elettronica, in special modo sui tempi di emissione e su come segnare correttamente la data in fattura.
Ora, se non riesci a indicare correttamente la data sul documento, puoi incorrere in sanzioni salatissime.
Con questo articolo – che ti consiglio di leggere fino in fondo – chiarisco come segnare correttamente la data in fattura elettronica e quali sono i tempi di emissione permessi dalla legge.
Perciò, partiamo da un chiarimento necessario.
Tu “effettui un’operazione” quando:
- Consegni o spedisci un prodotto;
- Vieni pagato per un servizio.
Ci tengo a fare questa precisazione perché in questo articolo troverai sempre la parola “operazione” a indicare queste due azioni per motivi di rapidità, se non in casi speciali e specifici.
È importante che tu sappia come si segnano in fattura le date di un’operazione perché la data in cui effettui un’operazione sarà di riferimento per il versamento dell’IVA e per eventuali multe.
Quando devo emettere una fattura elettronica?
Puoi emettere una fattura “immediata” entro 12 giorni da quando effettui un’operazione, sia che consegni o spedisci un prodotto o ricevi un pagamento per un servizio.
Se per esempio consegni un prodotto (oppure un cliente ti paga un servizio) il 10 settembre, devi emettere la fattura elettronica entro il 22 settembre.
Durante questi 12 giorni ci sono 3 modi per compilare la fattura e trasmetterla al Sistema di Interscambio:
1) Puoi compilarla e trasmetterla il giorno stesso in cui effettui l’operazione.
- Data operazione e compilazione: 5.10.2019
- Data trasmissione: 5.10.2019
2) Puoi compilarla il giorno dell’operazione e trasmetterla entro i 12 giorni successivi.
- Data operazione e compilazione: 5.10.2019
- Data trasmissione: 8.10.2019
3) Puoi sia compilarla che trasmetterla entro 12 giorni da quando effettui l’operazione.
- Data operazione: 5.10.2019
- Data compilazione: 8.10.2019
- Data trasmissione: 10.10.2019
L’importante è che nel campo “Data” della fattura tu segni SEMPRE la data dell’operazione, perché il SdI registra automaticamente la data di trasmissione.
Cosa succede se emetto la fattura elettronica oltre i 12 giorni dall’operazione?
Puoi emettere una fattura “differita” entro il 15 del mese successivo.
Se per esempio ricevi un pagamento per un servizio (oppure consegni o spedisci un prodotto) il 10.09, ma te ne accorgi dopo il 23.09 – cioè una volta scaduti i 12 giorni – puoi compilare e trasmettere una fattura differita entro il 15.10.
- Data operazione: 10.09.2019
- Scadenza per fattura immediata: 23.09.2019
- Scadenza per fattura differita: 15.10.2019
L’importante è che tu faccia SEMPRE riferimento ai documenti idonei per giustificare inequivocabilmente il tuo ritardo:
- l’Avviso di Parcella per i servizi;
- il documento di trasporto o un documento idoneo a identificare la cessione per i prodotti;
E qui devo fare un breve chiarimento nel caso in cui tu abbia consegnato o spedito un prodotto più di una volta ad uno stesso cliente.
In questo caso ci sono 3 modi per segnare la data sulla fattura. Puoi segnare:
- Una data qualsiasi tra il giorno dell’ultima operazione e il 15 del mese successivo. Se hai fatto la consegna il 10.09, dovrai segnare una data tra il 10.09 e il 15.10.
- La data del giorno in cui hai effettuato una delle operazioni del mese, preferibilmente dell’ultima. Se hai fatto una consegna il 10.09 e un’altra consegna l’11.09, segnerai l’11.09.
- La data di fine mese.
Cosa succede se la fattura mi torna indietro?
Devi trasmetterla corretta entro 5 giorni dalla notifica di scarto, anche se questo può comportare il superamento dei 12 giorni di scadenza dall’operazione.
Se per esempio effettui un’operazione il 10.09, puoi inviare la fattura il 21.09, cioè l’ultimo giorno prima della scadenza.
Se poi ti arriva una notifica di scarto il 22.10, puoi comunque inviare la fattura corretta entro 5 giorni.
In quali casi posso ricevere una sanzione per un ritardo?
Visto che la questione è delicata, in questa parte dell’articolo troverai degli esempi concreti e semplificati in modo da farti capire cosa può succedere in determinati casi limite in cui ti potresti trovare.
Con “ritardo” si intende l’invio di una fattura oltre il giorno di liquidazione dell’IVA riferito all’operazione.
Ci sono diversi scenari possibili, ma le conseguenze sono chiare:
- Puoi essere costretto a pagare una sanzione che va dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’importo che hai segnato sulla fattura.
- In casi di operazioni non imponibili, esenti, non soggette o soggette a reverse charge, la sanzione va dal 5 al 10% dell’importo.
- In ogni caso, la sanzione non può essere minore di 500€.
- Se emetti una fattura in ritardo dopo il giorno di liquidazione dell’IVA del periodo successivo riferito all’operazione, dovrai pagare una sanzione fissa che va dai 250 ai 2000 euro.
Ora, è stato istituito un “periodo di tolleranza” in cui queste possono essere evitate o almeno ridotte.
Questo periodo di tolleranza scadeva:
- il 30.06.2019 per i contribuenti trimestrali;
- il 30.09.2019 per i contribuenti mensili.
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Fattura emessa in ritardo nel periodo di tolleranza prima della rispettiva liquidazione dell’IVA
In questo caso non riceverai alcuna multa.
ESEMPIO CONTRIBUENTE MENSILE: Se sei un contribuente mensile e hai effettuato un’operazione il 30.09.2019, ma hai inviato la fattura prima del 16.10.2019 – giorno in cui dovresti versare l’IVA di settembre – non riceverai alcuna sanzione.
ESEMPIO CONTRIBUENTE TRIMESTRALE: Se sei un contribuente trimestrale e hai effettuato un’operazione il 30.06.2019, ma hai inviato la fattura prima del 20.08.2019 – giorno in cui dovresti versare l’IVA del secondo trimestre – non riceverai alcuna sanzione.
Oltre quell’ultima liquidazione si può andare incontro a multe, ma ne parliamo tra qualche paragrafo.
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Fattura emessa durante il periodo di tolleranza prima del periodo successivo alla rispettiva liquidazione dell’IVA
In questo caso la sanzione sarà ridotta dell’80%.
ESEMPIO MENSILE: Se sei un contribuente mensile e hai effettuato un’operazione il 30.09.2019, ed invii la fattura oltre il 16.10.2019 – giorno di liquidazione dell’IVA di settembre – ma entro il 18.11.2019 – giorno di liquidazione dell’IVA di ottobre – avrai diritto alla sanzione ridotta dell’80%.
ESEMPIO TRIMESTRALE: Se sei un contribuente trimestrale e hai effettuato un’operazione il 30.6.2019, e invii la fattura oltre il 20.08.2019 – giorno di liquidazione del secondo trimestre – ma prima del 18.11.2019 – giorno di liquidazione del terzo trimestre – hai diritto alla riduzione dell’80%.
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Fattura elettronica emessa in ritardo oltre il periodo successivo di liquidazione dell’IVA
Anche se effettui un’operazione nel periodo di tolleranza, ma emetti una fattura dopo il periodo successivo di liquidazione dell’IVA rispetto all’operazione, la sanzione è fissa fra i 250€ e i 2000€.
ESEMPIO MENSILE: Se sei un contribuente mensile e hai effettuato un’operazione il 5.1.2019 e hai inviato la fattura elettronica dopo 16.3.2019 – giorno di liquidazione dell’IVA di febbraio – riceverai una sanzione.
ESEMPIOTRIMESTRALE:Se sei un contribuente mensile e hai effettuato un’operazione il 5.1.2019 e hai inviato la fattura dopo il 20.8.2019 – giorno di liquidazione del secondo trimestre – riceverai una sanzione.
Posso emettere la fattura elettronica prima di essere pagato per un servizio?
Sì e in questo caso la data di riferimento per il versamento e la liquidazione dell’IVA sarà quella di emissione della fattura.
Se emetti una fattura il 29 Agosto, ma vieni pagato il 2 settembre, si fa riferimento alla data in fattura, perciò dovrai versare l’IVA nel mese di settembre.
Cosa succede se mi dimentico di versare l’IVA?
Ovviamente ti toccherà pagare una sanzione del 30%, ma con le debite riduzioni. Potrai pagare:
- l’1% giornaliero della sanzione se versi l’IVA entro 15 giorni dalla scadenza;
- oppure il 15% della sanzione se la versi entro 90 giorni dalla scadenza;
Mentre se versi l’IVA senza comunicare i dati della liquidazione, dovrai pagare una sanzione che va dai 500 ai 2000 euro.
La sanzione può essere ridotta della metà se fai la comunicazione entro 15 giorni dalla scadenza.
In conclusione
Spero che questo articolo sia stato chiaro, in ogni caso non esitare a scriverci un messaggio, per comodità ti lascio qui sotto un modulo di contatto.
A presto!
Paolo Maestrutti
CEO di Studio Maestrutti – Business Partners